GDPR și chat

Cum prelucrează CESELONIA S.R.L. (CSL Garage) datele personale, inclusiv datele din chat.

Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este CESELONIA S.R.L. – CSLGarage, cu sediul social în Ștefăneștii de Jos, județul Ilfov, Str. Florilor nr. 11, bloc J1, sc. B, et. 1, ap. 105, cod poștal 077175, CUI RO46088729, Nr. Reg. Com. J23/2983/2022.

Pentru orice solicitare referitoare la protecția datelor cu caracter personal ne puteți contacta la adresa de e-mail: ceselonia@gmail.com.

Datele cu caracter personal pe care le putem prelucra

În cadrul activității de service auto putem colecta și prelucra, după caz:

numele și prenumele clientului;
numărul de telefon și adresa de e-mail;
adresa de domiciliu/facturare, atunci când este necesară;
CNP-ul sau alte date de identificare, numai atunci când acestea sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru întocmirea anumitor documente;
datele autovehiculului: număr de înmatriculare, serie de șasiu (VIN), marcă, model, an de fabricație și alte caracteristici tehnice;
informații privind lucrările solicitate, constatările, diagnozele, reparațiile, piesele montate și istoricul intervențiilor efectuate;
fotografii și înregistrări video ale autovehiculului realizate în scopul documentării stării acestuia, constatării defecțiunilor, executării lucrărilor și protejării intereselor legitime ale părților;
semnătura clientului de pe fișa de intrare în service, deviz, ofertă, comandă de reparație, proces-verbal sau alte documente aferente lucrării, dată pe hârtie sau electronic (pe tableta din service ori prin link trimis clientului);
la semnarea electronică (inclusiv la acceptarea online a unei oferte sau a unui deviz): data și ora acceptării și a semnării, adresa IP, tipul dispozitivului sau al browserului, alegerile făcute (de exemplu dacă așteptați în service), textul exact al confirmărilor bifate și amprenta digitală (SHA-256) a acestora, ca dovadă a acordului dat. Se păstrează doar imaginea semnăturii, fără date despre viteza sau presiunea scrisului, deci nu se prelucrează date biometrice;
mesajele schimbate cu clientul prin telefon, WhatsApp, SMS sau e-mail;
pentru clienții persoane juridice: denumirea, CUI-ul și sediul, preluate și din baza de date publică ANAF;
informațiile necesare efectuării și evidențierii plăților.

Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate, după caz, pentru:

efectuarea programărilor și comunicarea cu clientul;
identificarea clientului și a autovehiculului;
întocmirea fișei de intrare în service, comenzilor de reparație și devizelor;
diagnosticarea, întreținerea și repararea autovehiculului;
comandarea și identificarea corectă a pieselor de schimb;
informarea clientului privind constatarea, evoluția lucrării, costurile și finalizarea acesteia;
emiterea facturilor, chitanțelor și a celorlalte documente fiscale;
păstrarea istoricului lucrărilor efectuate asupra autovehiculului;
gestionarea garanțiilor, reclamațiilor și sesizărilor;
îndeplinirea obligațiilor fiscale, contabile, R.A.R., de protecție a consumatorului și a altor obligații prevăzute de lege;
constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în cazul unor reclamații, litigii sau alte proceduri;
asigurarea securității persoanelor, bunurilor și spațiilor societății, acolo unde sunt utilizate sisteme de supraveghere video.

Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de scop, prelucrarea datelor se realizează în baza:

Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — prelucrarea este necesară pentru executarea contractului sau pentru efectuarea demersurilor solicitate de client înainte de încheierea acestuia;
Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR — prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile CESELONIA S.R.L.;
Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — prelucrarea este necesară pentru interesele legitime ale societății, precum documentarea lucrărilor efectuate, securitatea bunurilor, prevenirea fraudelor, soluționarea reclamațiilor și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

În situațiile în care o anumită prelucrare se bazează exclusiv pe consimțământ, acesta va fi solicitat separat și va putea fi retras în orice moment.

Cui putem transmite datele

Datele pot fi transmise, strict în măsura în care acest lucru este necesar, către:

autorități și instituții publice competente, precum ANAF, R.A.R., ANPC, Poliție, instanțe sau alte autorități, atunci când există o obligație legală;
societăți de asigurare, atunci când este necesar;
furnizori și distribuitori de piese, atunci când anumite date ale autovehiculului sunt necesare identificării sau comandării pieselor;
furnizori de servicii IT, software, găzduire, comunicații și arhivare, inclusiv SmartBill (emiterea facturilor) și ANAF (e-Factura, verificarea CUI);
WhatsApp (Meta), atunci când clientul comunică pe acest canal sau primește linkuri pe WhatsApp. Utilizarea WhatsApp poate implica transferul datelor în afara Spațiului Economic European, în baza mecanismelor prevăzute de GDPR;
furnizori de servicii contabile, juridice sau de consultanță;
subcontractori sau colaboratori implicați în executarea anumitor operațiuni, atunci când este necesar.

Transmiterea datelor se realizează numai în limita informațiilor necesare scopului pentru care acestea sunt comunicate.

Durata păstrării datelor

Datele sunt păstrate numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.

Documentele financiar-contabile și cele pentru care legislația stabilește termene obligatorii de păstrare vor fi păstrate conform perioadelor prevăzute de legislația aplicabilă.

Datele aferente lucrărilor, istoricului de service, reclamațiilor, garanțiilor, fotografiilor sau documentării intervențiilor pot fi păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopului pentru care au fost colectate și, după caz, până la expirarea termenelor legale în care pot fi formulate, exercitate sau apărate drepturi.

Concret, datele se păstrează astfel:

imaginea semnăturii electronice în baza de date: maximum 30 de zile de la semnare, apoi se șterge automat; semnătura rămâne doar imprimată în documentul PDF semnat, arhivat intern, fără acces de pe internet;
fotografiile pieselor și ale lucrării: 30 de zile;
linkurile trimise clientului: semnare – cel mult 10 minute de la trimitere, iar după apăsarea butonului „Accept” 5 minute pentru semnătură; factură – 48 de ore; ofertă – 7 zile;
devizele, facturile, documentele PDF semnate, dovezile semnării și datele clientului și ale vehiculului aferente lucrării: 5 ani de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar (termenul de arhivare contabilă). După acest termen, datele de identificare ale clientului se șterg, iar istoricul tehnic al vehiculului poate fi păstrat fără acestea;
programările (inclusiv cele care nu au devenit lucrări), ofertele și fișele de intrare: 5 ani, apoi se șterg;
înregistrările sistemului de supraveghere video: maximum 20 de zile, cu excepția celor necesare soluționării unei reclamații sau unui litigiu;
evidențele cerute de reglementările R.A.R. (RNTR 9): pe durata prevăzută de acestea.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau distruse în condiții de siguranță, după caz.

Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate beneficia de:

dreptul de acces la date;
dreptul la rectificarea datelor inexacte;
dreptul la ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil;
dreptul de opoziție față de anumite prelucrări;
dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Pentru exercitarea acestor drepturi, solicitările pot fi transmise la ceselonia@gmail.com.

Caracterul necesar al furnizării datelor

Furnizarea anumitor date este necesară pentru programarea, identificarea autovehiculului, întocmirea documentelor, executarea lucrărilor și îndeplinirea obligațiilor legale ale service-ului.

Refuzul furnizării datelor strict necesare poate face imposibilă preluarea autovehiculului, executarea lucrărilor solicitate sau emiterea documentelor fiscale și contractuale.

Securitatea datelor

CESELONIA S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale sau contractuale.

Confirmarea informării

Prin semnarea fișei de intrare în service, a comenzii de reparație, a devizului sau a unui document care face trimitere la prezenta Notă de informare, clientul confirmă că a avut posibilitatea de a consulta și a luat la cunoștință informațiile privind prelucrarea datelor sale cu caracter personal.

Semnătura clientului reprezintă confirmarea informării cu privire la prelucrarea datelor și nu constituie consimțământ pentru prelucrările care au ca temei executarea contractului, îndeplinirea unei obligații legale sau interesul legitim al operatorului.

Dispoziții finale

Prezenta Notă de informare este disponibilă în cadrul unității CSLGarage – CESELONIA S.R.L. și/sau în format electronic.

Ultima actualizare: 05.10.2026.

CESELONIA S.R.L. poate actualiza prezenta Notă de informare atunci când intervin modificări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea actualizată va fi pusă la dispoziția persoanelor vizate prin mijloacele utilizate de societate.

Datele din chat-ul cslgarage.ro

Când ne scrii în chat, prelucrăm datele pe care ni le dai acolo (nume, telefon, mașina, solicitarea, răspunsurile alese) ca să-ți răspundem și să-ți facem oferta sau programarea. Conversațiile se păstrează 12 luni, apoi se șterg automat.

Toate detaliile (ce date, de ce, temeiul legal, cui le transmitem, cât le păstrăm și drepturile tale) sunt în Termenii și nota de informare a chat-ului.

Cookie-uri

Ce cookie-uri folosim și cum îți schimbi alegerea: Politica de cookie-uri.